Muistiinpanojen tekeminen tehokkaasti liiketapaamisissa on taito, jonka hallitseminen vie aikaa. Ja jos olet pelaaja yritys- tai yritysmaailmassa, sinun on epäilemättä hallittava tämä taito, koska joudut osallistumaan yrityskokouksiin, joissa muistiinpano on erittäin tärkeää.
Vaikka sinulla voi olla sihteeri tai avustaja, joka tekee sinulle liiketoimintakokouksen muistiinpanoja, he eivät aio tehdä samaa, kun osallistut tärkeälle ulkomaankonferenssille tai järjestäytymättömään tapaamiseen asiakkaan tai toimittajan kanssa toimiston ulkopuolella.
Vaikka olet tehnyt muistiinpanoja omaan käyttöösi useaan otteeseen, se ei tarkoita, että olet hyvä ottamaan liikekokouksen muistiinpanoja. Tämä johtuu siitä, että muistiinpanojen tekeminen yrityskokouksissa vaatii kokonaan erilaisia taitoja. Esimerkiksi henkilökohtaisissa muistiinpanoissa voit vapaasti käyttää lyhenteitä ja lyhenteitä tai jopa piirroksia, joita vain sinä voit tulkita. Omien henkilökohtaisten muistiinpanojesi ei tarvitse noudattaa mallia tai osoittaa huomioita toiselle lukijalle. Ja niiden ei tarvitse olla siistiä, koska ne ovat vain sinun käyttöäsi.
Liiketoimintakokouksen muistiinpanoilla on kuitenkin aivan eri tarkoitus, koska ne on kirjoitettu muille ja ne toimivat historiallisina asiakirjoina, jotka merkitsevät liikekokouksessa tehdyt päätökset ja toimet. Pitäisikö sinun tehdä muistiinpanoja liikekokouksessa; Seuraavat vinkit auttavat sinua käyttämään niitä tehokkaasti.
10 tehokasta muistiinpanostrategiaa ja -vinkkejä yritystapaamisiin
1. Käytä kynää ja paperia
Haluat ehkä väittää, että olemme nyt tablettien, kannettavien ja kämmentietokoneiden maailmassa. Mutta totuus on, että kynän ja paperin käyttäminen on vähemmän häiritsevää, sen avulla on helpompaa pitää silmäkosketus puhuvan henkilön kanssa. Sen lisäksi, että luodaan seinä sinun ja puhujan välillä, digitaaliset laitteet antavat näyttää siltä, että työskentelet jollain muulla tai jutellaan jonkun kanssa, vaikka et olekin. Ja vielä helpompaa saada häiritä näitä laitteita käytettäessä.
2. Opi ja käytä lyhennettä
Ei, pikakirjoitus ei ole tarkoitettu vain sihteereille ja toimittajille. Se on silti merkityksellistä muistiinpanojen tekemisessä yrityskokouksissa, varsinkin kun kuuntelet puhujaa, joka puhuu nopeasti. Lyhennysten oppiminen ei ole niin vaikeaa kuin saatat ajatella. Etsi vain hyödyllisiä ja osuvia resursseja verkosta ja hallitse se muutaman kuukauden sisällä.
Jos sinulla ei ole aikaa oppia lyhenteitä, voit formuloida omat lyhenteet ja muistomerkit, joita käytät ottaessasi liikekokouksen muistiinpanoja. Voit vapaasti edustaa mitä tahansa haluamallasi tavalla; vain varmista, että se on sinulle järkevää.
3. Korosta vain tärkeimmät kohdat
Sinut kyllästyy muistiinpanoilla, jos yrität saada kaikkeen. Kun teet muistiinpanoja yrityskokouksessa, kuuntele kaikkea, mutta kirjoita vain tärkeät ja asiaan liittyvät asiat. On itsestään selvää, mutta sinun ei tarvitse kirjoittaa lyhyttä vitsiä, joka on murtunut kokouksen aikana.
- Laaditaan kirjallinen raportti heti kokouksen jälkeen
Kuten aiemmin on todettu, liike-elämän huomautus toimii historiallisena asiakirjana ja viitteenä, mutta vain silloin, kun se on kehitetty kattavaksi kirjoitukseksi. Et voi odottaa yrityksen pitävän karkeasti kirjoitettua arkkia, jonka kirjoitit kokouksen aikana. Sinun on laadittava siististi kirjoitettu raportti, joka on esiteltävämpi ja ymmärrettävä jokaiselle lukijalle.
Yritä valmistella raportti heti kokouksen jälkeen, kun kaikki on vielä mielessäsi tuoretta. Ja vaikka sinua ei pyydetä toimittamaan muodollista raporttia, voit käyttää asiakirjaa henkilökohtaiseen arkistoosi tai todisteeksi siinä tapauksessa, että keskustelusta syntyy ristiriita.
- Kuuntele huolellisesti
Kun yrityskokous alkaa, kaksoisroolisi rooli kuuntelussa ja muistiinpanoissa alkaa. Vaikka sinun on tehtävä molemmat yhdessä, on vaikeaa ja näennäisesti epärealistista, jos haluat olla parempi yhdessä, sen tulisi olla kuuntelemassa. Jos pystyt kuuntelemaan kaikkia tärkeitä yksityiskohtia menettämättä yhtään, voit aina sisällyttää mitä kirjoittamisen myöhemmin jäit.
- Tiedä ero lausuntotyyppien välillä
Liiketapaamisessa osallistujat käyttävät keskusteluissa erityyppisiä lausuntoja. Näitä ovat mielipiteet, tosiasiat, kysymykset, ehdotukset, arvaukset, kysymykset ja niin edelleen. Sinun on tiedettävä, kuinka kuvailla nämä tyyppiset lausunnot, jotta vältetään sekaannusta. Tiedät, että se voi olla hämmentävä, kun ilmoitat ehdotuksesta tosiasiana.
- Pidä se lyhyt ja yksinkertainen
Riippumatta siitä, kuinka kirjoitat koko, mikä käy ilmi kokouksen aikana, sinun on tehtävä loppuraporttistasi riittävän selkeä muiden hyödyksi. Tätä varten varmista, että kielesi on ymmärrettävää ja puolueetonta kaikkialla.
- Tallenna kaikki kokouksesta
Kun teet muistiinpanoja yrityskokouksessa, muista lisätä kaikki tarvittavat yksityiskohdat kokouksesta; syrjään keskustelut. Niihin sisältyy kokouksen tyyppi ( suunniteltu tai hätätapaus ), kokouksen tarkoitus, kokouksen päivämäärä ja aika, kokousta kutsun tai puheenjohtajan nimi, läsnä olevien nimet ja mahdolliset tiedot seuraava kokous. Nämä yksityiskohdat tekevät kokousmuistiinpanoista täydellisen. Et halua, että ihmiset alkavat kysyä, kuka sanoi, mikä tai mikä päivä kokous pidettiin.
9. Ole tarkka-: Sinun on oltava ehdottoman tarkka esittäessään kokouksen yksityiskohdat, koska siitä tulee virallinen asiakirja.
10. Oikoluku huolellisesti
Vaikka tavoitteesi on antaa täsmällisiä tietoja liikekokouksesta, muistiinpanosi on myös erittäin tärkeä, koska siinä ei ole typografisia, kielioppisia eikä kirjoitusvirheitä. Jos muistiinpanosi täytetään näillä virheillä, heikentät uskottavuuttasi luotettavana tiedontoimittajana.