Olet viettänyt aikaa luodaksesi sen, mikä näyttää täydelliseltä liiketoiminnan jatkuvuuden suunnitelmalta. Olet jopa kouluttanut kaikkia sidosryhmiä ja varmistanut, että kaikki avainhenkilöt tietävät tarkalleen, mitä tehdä joka kerta. Mutta kuinka voit olla varma, että sinulla on vankka suunnitelma ?
Et todellakaan osaa kertoa, ellet ole kokeillut liiketoiminnan jatkuvuussuunnitelmaa antaaksesi sinulle kuvan siitä, miltä tosielämän tilanne näyttää. Mutta koska kukaan yritysomistaja ei odota katastrofin odottamista voidakseen testata liiketoiminnan jatkuvuussuunnitelmansa, on keksittävä luovia tapoja testata suunnitelma. Ennen kuin keskustelemme joistakin testausstrategioista, joita voit käyttää, on tärkeää miettiä, miten suunnitella menestyviä liiketoiminnan jatkuvuuden suunnitelmatestejä.
Ensinnäkin sinun on päätettävä testin tavoitteista. Mitä tarkalleen aiot saavuttaa? Ja miten mittaisit esityksiä? Mitä tuloksia odotat ? Sinun on vastattava näihin tärkeisiin kysymyksiin, jotta voit luoda vakaita harjoituksia liiketoiminnan jatkuvuussuunnitelman testaamiseksi.
Se auttaa myös koota testisuunnittelutiimin liiketoiminnan jatkuvuussuunnitelmaasi. Ryhmän tehtävänä on tutkia tärkeimpiä liiketoiminta-alueita, joihin hätäkatastrofi voi vaikuttaa, ja kehittää sitten sekä kokeellisia että teoreettisia tehtäviä liiketoiminnan jatkuvuussuunnitelmatestien suorittamiseksi. Tässä on joitain luovia ja älykkäitä tapoja testata liiketoiminnan jatkuvuussuunnitelma.
Kuinka testata liiketoiminnan jatkuvuussuunnitelma
a. Pyöreän pöydän keskustelut
Tämä voitaisiin saada aikaan pitämällä avainhenkilöitä tai vastaajia istumaan puhumaan mahdollisista katastrofi-skenaarioista ja siitä, miten niitä käsitellään. Se on fiksu tapa varmistaa, että jokainen työntekijä tai vastaaja tietää tarkalleen heidän roolinsa katastrofien palautuksessa ja että he todella kykenevät hoitamaan tämän roolin.
Saatat jatkaa koulutusta jollekin reagoijaksi vuosia ja silti olla syvästi yllättynyt, kun katastrofi lopulta tapahtuu - koska ihminen aliarvioi. Tällaisten tilanteiden välttämiseksi on parasta varmistaa, että kaikki ymmärtävät, mitä heiltä vaaditaan suullisen demonstroinnin avulla siitä, miten he reagoivat kriittisiin katastrofitilanteisiin ja miten he hoitavat roolinsa liiketoiminnan jatkuvuussuunnitelmassa.
b. Testaa joitain muuttujia
Katastrofin tapahtuessa se alkaa pääosin tilanteena, joka vaikuttaa pieneen osaan organisaatiota, joka sitten leviää ja vaikuttaa koko organisaatioon. Esimerkiksi pieni tietokonevirhe voi osoittautua organisaatiolle valtavaksi katastrofiksi, jos sitä ei tarkisteta ajoissa.
Siksi, jos haluat testata liiketoiminnan jatkuvuussuunnitelmasi, voit luoda pienen testitilanteen, kuten pilata yrityksen Internet-yhteyden pääsyä tai häiritä tarkoituksella työnkulkua, ja seurata sitten, miten työntekijät reagoivat siihen. Älä unohda myöskään verrata heidän vastauksiaan liiketoiminnan jatkuvuussuunnitelman yksityiskohtiin varmistaaksesi, että he todella ymmärtävät roolinsa ja toimivat sen mukaisesti.
C. Luo epämukavuutta
Toinen hyvin toimiva strategia on esitellä epämukavuus. Jos on jotain, jonka työntekijät ovat niin tottuneet työskentelemään, yritä poistaa se muutaman päivän ajan ja katso kuinka he selviäisivät ilman sitä.
Voit esimerkiksi tehdä jakeluautoista "poissa käytöstä" muutaman päivän ja nähdä, kuinka ne varmistavat, että asiakkaat ovat edelleen tyytyväisiä ja toimitettuja. Tavoitteena on tarkkailla, kuinka työntekijäsi pystyvät reagoimaan ja hallitsemaan rajallisten resurssien tilannetta.
d. Hätäharjoitukset
Tätä voidaan käyttää liiketoiminnan jatkuvuussuunnitelman testaamiseen sekä työntekijän reagointiin hätä- ja turvallisuuskysymyksiin. Katastrofin tapahtuessa ensimmäinen harjoitus on evakuointi. Siksi sinun on oltava varma, että työntekijät ja vastaajat ymmärtävät evakuointimenettelyn täysin. Sinun tulisi varmistaa, että teet tämän vähintään kerran vuodessa.
e. Seminaarit ja koulutukset
Säännölliset seminaarit ja koulutukset käytännöllisillä harjoituksilla päivän päätteeksi voivat auttaa parantamaan työntekijöidesi tietämystä liiketoiminnan jatkuvuuden suunnittelusta. Lisäksi käytännön testit ja tehtävät tällaisten koulutusten lopussa voivat myös auttaa pitkälti tietämyksen testaamisessa.
f. Säännölliset arvostelut
Se auttaa myös suorittamaan säännöllisiä katsauksia liiketoiminnan jatkuvuussuunnitelmastasi. Voit palkata liiketoiminnan jatkuvuuden suunnittelun asiantuntijoita arvioimaan suunnitelmasi ja yrityksesi valmiuden katastrofeihin. Nämä ammattilaiset tarkistavat suunnitelmasi ja antavat ammatillisia neuvoja siitä, mitä sinun tulisi sisällyttää liiketoiminnan jatkuvuussuunnitelmaan tai poistaa se sen parantamiseksi.
Kuinka toteuttaa liiketoiminnan jatkuvuussuunnitelma
Vaikka tarvitset kohtalaisen annoksen optimismia liiketoiminnan aloittamiseksi ja käynnistämiseksi, sinun on aina pidettävä mielessä, että yrityksesi voi kohdata ankaria haasteita milloin tahansa. Katastrofi on yksi niistä haasteista.
Vaikka katastrofit ovat odottamattomia, sinun on valmisteltava yrityksesi niille, jotta se voi jatkua jopa katastrofien edessä. Yrityksen päivittäisen toiminnan häiritseminen ei edellytä suurta katastrofia. Jopa yksinkertainen katastrofi, kuten sähkökatkokset tai verkkorikollisten hyökkäykset, voi aiheuttaa suuria vahinkoja yrityksellesi, päästä suuriin katastrofeihin, kuten voimakkaisiin tulviin ja pyörremyrskyihin.
Liiketoiminnan jatkuvuussuunnitelma on koordinoitu strategia, joka sisältää suunnitelmat ja menettelytavat ja varmistaa asiakkaille, että yrityksellä on kyky jatkuvasti vastata tarpeisiinsa suunnittelemattoman liiketoiminnan häiriön jälkeen. Siinä kerrotaan, kuinka yrityksesi jatkaa toimintaansa kaikenlaisen katastrofin johdosta. Yhden lukeminen tarkoittaa sen järjestämistä, kuinka jatkat tuotteiden tai palveluiden toimittamista ( jotka ovat liiketoiminnan kannalta kriittisimmät ) ja yksilöitävät resurssit, joita tarvitset liiketoiminnan jatkuvuuden tukemiseksi.
Liiketoiminnan jatkuvuussuunnitelman omaaminen on erittäin tärkeää. Sen oikea toteutus - ja oikeaan aikaan - on kuitenkin entistä tärkeämpää. Et saavuta liiketoiminnan jatkuvuuden suunnittelutavoitteitasi, jos suunnitelmasi toteutetaan huonosti.
Yritystänne todennäköisesti kohtaavat katastrofityypit määrittävät, mitkä toimet on toteutettava liiketoiminnan jatkuvuuden varmistamiseksi tällaisissa katastrofeissa. Esimerkiksi, jos yrityksesi rakennukseen liittyy tulipalo tai jokin muu katastrofi, joka on vaarallinen, yhden tärkeimmistä suunnitelmistasi tulisi olla työntekijöidesi evakuointi muualle nimettyihin kokousalueisiin. Jos kuitenkin tapahtuu ympäristö- tai sääkatastrofi, yrityksen rakennuksen evakuointi voi asettaa työntekijöillesi suuremman vahingon riskin. Joten on tärkeää tehdä oikeat vaiheet yrittäessään varmistaa liiketoiminnan jatkuvuus.
Liiketoiminnan jatkuvuussuunnitelman toteuttamisen tulisi olla helppo tehtävä edellyttäen, että olet tehnyt kaikki tarvittavat toimet suunnitelman luomiseksi. Ja vaihe, jonka otat toteutuksen aikana, riippuu katastrofeista, joille valmistat yritystäsi. Tässä on tyypilliset vaiheet, jotka on noudatettava toteutettaessa liiketoiminnan jatkuvuussuunnitelmaa:
Vaihe 1-: Tarkista liiketoiminnan jatkuvuussuunnitelmasi tietääksesi evakuointisuunnitelmasi katastrofityypin suhteen. Ensimmäinen päätavoitteesi on varmistaa, että kaikki - etenkin työntekijät - ovat poissa tilasta ja turvallisia. Työntekijän menettäminen katastrofissa voi pilata yritystäsi riippuen siitä, kuinka tärkeä työntekijä on yrityksellesi. Kun olet saapunut nimettyihin evakuointitapaamispaikkoihin, suorita työntekijöiden lukumäärä varmistaaksesi, että kaikki ovat läsnä ja kunnossa. Jos katastrofi vaikuttaa johonkin työntekijään, aloita pyrkimykset auttaa heitä toipumaan mahdollisimman pian.
Vaihe 2: Arvioi katastrofin aiheuttamien vahinkojen aste. Menetitko varastosi? Menetitkö tärkeitä asiakas- ja tuotetietoja? Vahinkoiko katastrofi tietokeskukseesi merkittäviä? Menetitkö yrityksesi tärkeät varat ? Vastauksistasi määritetään, mitä toimia on toteutettava kadonneiden kokonaisuuksien täydellisen palautumisen saavuttamiseksi.
Vaihe 3: Ota yhteyttä kolmansiin osapuoliin, joista voi olla apua. Ota yhteyttä toimittajiin ja asiakkaisiin ilmoittaaksesi heille kehityksestä ja pyytää heiltä tukea, kun yrität saada yrityksesi uudelleen. Lisäksi ota yhteyttä vakuutusyhtiöösi aloittaaksesi vahingon siirtämisen.
Vaihe 4: Kutsu kokous työntekijöidesi, johtajien ja osakkeenomistajien kanssa. Kokouksessa sinun on ilmoitettava heille, kuinka kauan palautus voi viedä, ja korostettava jatkuvuussuunnitelmasi erilaisia palautusstrategioita.
Vaihe 5: Aloita tavaroiden tai palveluiden palauttaminen, joita tarvitaan liiketoiminnan jatkamiseksi toiminnalliselle tasolle, vaikka yrityksesi rakennusta kunnostetaan edelleen. Jos joku työntekijöistäsi voi siirtyä etätyöhön toistaiseksi, niin sallikaa se, koska tavoitteesi on saada yritys takaisin jalkoilleen mahdollisimman pian.
Vaihe 6: Tarkista vakuutusturvasi ja määritä vahingoittuneet omaisuuserät ( kuten laitteistot / ohjelmistot ja infrastruktuuri, jotka on vaihdettava . Koota täydellinen luettelo näistä omaisuuseristä ja analysoi miten korvaat ne. Lähetä luettelo myös vakuutusyhtiölle kadonneen omaisuuden korvaamiskustannuksina.
Vaikka liiketoiminnan jatkuvuussuunnitelmat vaihtelevat liiketoiminnan ja odotettavissa olevan katastrofityypin mukaan, näitä vaiheita voidaan soveltaa käytännöllisesti kaikkiin liiketoiminnan jatkuvuuden suunnitelmiin.