Yrityksen omistajana, yritysjohtajana tai muuna yrityksen sidosryhmänä sinun on pidettävä hallituksen kokouksia säännöllisesti tai satunnaisesti. Koska nämä kokoukset on tarkoitettu palvelemaan ryhmäviestintää ja ideoiden jakamista yrityksen tai teollisuuden isohamppujen kesken, sinun on ymmärrettävä, kuinka järjestää ne tehokkaasti tämän tavoitteen saavuttamiseksi.
Jos hallituksen kokous onnistuu, suurin osa luotto menee kokouksen puheenjohtajalle. Ja jos se ei saavuta tarkoitustaan, suurin osa syyllisyydestä menee samalle henkilölle. Ainoa ero onnistuneen ja epäonnistuneen kokouksen välillä on siinä, kuinka molemmat ajetaan. Haluatko järjestää onnistuneita hallituksen kokouksia, jotka saavuttavat tarkoituksensa ? Seuraavat kymmenen vinkkiä auttavat sinua.
- 10 syytä, miksi yrityskokoukset ovat ajanhukkaa
10 tehokasta vinkkiä hallituksen kokouksen onnistumiseen
1. Määritä tavoitteet ja jaa esityslista etukäteen
Yksi helpoimmista tavoista tuhlata aikaa kokouksessa on vaatia osallistujia ehdottamaan ideoita tai ehdotuksia asioista, joista he kuulevat ensimmäistä kertaa kokouksessa. Tämä virhe on kuitenkin hyvin yleinen.
Sen sijaan, että tuhlata kallista aikaa kokouksessa muuttamalla siitä aivoriihi-istuntoon, voit luoda kokousrakenteen ja välittää esityslistat etukäteen kutsutulle osallistujille. Tällä tavoin he olisivat ideoineet ideoista ja jopa hienosanneet ne ennen kokouspäivää. Tämä säästää paljon aikaa ja auttaa sinua saavuttamaan enemmän yhdessä kokouksessa.
2. Ota vastuu kokouksen ajan
Hyvät kokoukset ovat hyvän johtamisen tuotteita. Joten, hallitse kokousta ja tee osallistujille selväksi, että aiot pitää kokouksen tarkoituksenmukaisena ja lyhyenä. Aseta kello, jonka kaikki näkevät, osoittamaan kollegoillesi kokouksessa, että arvostat heidän aikaaan todella. Varmista kokouksen aikana, että keskustelut eivät mene aiheista. Aina kun näin tapahtuu, keskitä ryhmä uudelleen muistuttamalla heitä tärkeistä asioista, jotka sinulla on kokouksen esityslistalla.
3. Anna kaikkien osallistua
Kokouksen kutsumisen ydin on ensisijaisesti varmistaa viestinnän kaksisuuntainen kulku. Tätä varten on tärkeää rohkaista kaikkien kokouksessa läsnä olevien rehellisiä ja asiaankuuluvia panoksia. Kokouksen johtajana voit helposti joutua erehdykseen kantaa mielipiteesi hihassa, mutta sinun on oltava varovainen tämän suhteen, koska se tuhoaa kokouksen tarkoituksen. Vältä kiusausta hylätä muiden ihmisten lausunnot välittömästi - jopa silloin, kun he kuulostavat suvaitsevalta tai tyhmältä.
4. Lopeta kokouksesi toimintasuunnitelmalla
Yksi onnistuneen kokouksen tunnusmerkeistä on toimintasuunnitelma, joka erittelee toteutettavat strategiat kokouksessa tehtyjen päätösten, toteutuksesta vastaavien henkilöiden, toteuttamisen päivämäärän ja ajan sekä odotettavissa olevan tuloksen perusteella. strategia.
5. Pidä yksityiskohtaiset pöytäkirjat kokouksesta
On erittäin tärkeää, että joku tallentaa pöytäkirjan tai kokouksen etenemisen. Pöytäkirja on todiste kokouksen järjestämisestä ja historiallinen viite kokouksen käsittelyssä mahdollisesti esiintyvien epäilyjen tai väärinkäsitysten selventämiseksi.
6. Poista kaikki häiriötekijät tapahtumapaikalta
Vaikka kokouksen osallistujien odotetaan poistavan kaikki henkilökohtaiset häiriötekijät, kuten älypuhelimet ja tabletit, on yhtä odotettavissa, että sinä kokouksen johtajana poistat kaikki häiriötekijät kokouksen tapahtumapaikasta. Jos esimerkiksi kokous pidetään yrityksen käynnistyshuoneessa, kytke LED-TV pois päältä, koska osallistujien olisi vaikeaa välähtää siihen väliajoin kokouksen aikana, jos pidät sitä päällä.
7. Älä koskaan keskeytä ketään
Vaikka oletkin parempi kuin kaikki muut kokouksen osallistujat, sinun on aina vastustettava kiusausta vähentyä heidän puhuessaan. Vaikka olet eri mieltä siitä, mitä he sanovat, tai luulet sen olevan paskaa, anna heidän lopettaa asia ennen kuin he keskustelevat pisteistään.
8. Kiinnitä huomiota
Kun pidät kokousta, kaikki pitävät silmät sinuun yhteyttä puhutessaan. Kuuntelemalla heitä tarkkaan on tapa kertoa heille, että kunnioitat heidän mielipiteitään ja olet valmis kuulemaan heidät. Vain muutamat asiat voivat olla ärsyttäviä muille kokouksessa kuin älypuhelimen viulettaminen heidän puhuessaan. Se lähettää signaaleja siitä, ettet arvosta heidän mielipiteitään ja että kokous itsessään ei ole sinulle tärkeä.
9. Hallitse konflikteja hyvin: On tavallista, että konfliktit syntyvät hallituksen kokouksissa. Jos niin tapahtuu juoksessasi kokouksessa, yritä hallita sitä niin paljon kuin mahdollista jättämättä kovia tunteita kenenkään mieleen.
10. Tunnista ja kiitä kaikkia läsnä olevia
Hallituksen kokouksen lopussa tunnusta kaikkien läsnä olevien läsnäolo ja kiitä heitä osallistumisesta kokoukseen ja merkittävän osallistumisen antamiseen. Kerro osallistujille, että arvostat heitä, motivoi heitä osallistumaan aktiivisemmin seuraaviin kokouksiin.