Tutkimuksen mukaan noin 50 prosenttia työntekijöistä ajattelee, että kokoukset ovat ajan suurimpia tuhlauksia työssä ollessa - ja tuottavuuden ensisijainen tappaja.
Tässä emme puhu konferensseista, seminaareista ja hallituksen kokouksista, jotka ovat yleensä hyvin suunniteltuja. Puhumme niistä henkilöstön sisäisistä kokouksista, jotka yleensä kestävät tunteja, mutta eivät ole aina välttämättömiä.
Myönnetyt yrityskokoukset antavat keinon keskustella tärkeistä asioista yrityksestä ja kaikesta siihen liittyvästä asiasta, mutta näiden kokousten haittana on tappaa sekä työntekijöiden että johtajien tuottavuus. Tämä selittää, miksi asiantuntijat ovat suositelleet useimpien yrityskokousten peruuttamista tapana lisätä tuottavuutta. Tässä on 10 syytä, miksi yrityskokoukset heikentävät tuottavuutta:
10 syytä, miksi yrityskokoukset tappavat tuottavuuden
1. Liiketapaamiset tuhlaavat aikaa
Kuten aiemmin todettiin, suurin osa yrityskokouksista vie huomattavan osan työntekijän työajasta, joten heillä on vain vähän aikaa tärkeiden tehtävien suorittamiseen. Johtajalle se on vielä pahempaa - yli puolet työaikastaan vietetään yhdessä tai toisessa kokouksessa joko työntekijöiden tai kolmansien osapuolien, kuten asiakkaiden, toimittajien ja liikekumppaneiden, kanssa. Itse asiassa yksi nykyajan yritysjohtajien tunnusmerkki on, että he viettävät suurimman osan ajastaan yrityskokouksiin.
2. Suurin osa liikekokouksista ei tuota toimintasuunnitelmaa
Kokouksen jälkeen olisi oltava toimintasuunnitelma, joka hahmottelee ja selittää tärkeät toteutettavat toimenpiteet. Mutta valitettavasti suurin osa kokouksista päätyy ilman tällaista suunnitelmaa. Ja tämä johtaa seuraavien kokousten pitämiseen uudelleen kysymysten käsittelemiseksi, jotka muuten olisi pitänyt tehdä. Tietysti, mitä enemmän kokouksiin työntekijät ja johtajat osallistuvat, sitä tuottavampaa työaikaa he menettävät.
3. Suurinta osaa liiketapaamisista ei ole varauduttu
Suurin osa yrityskokouksista kutsutaan, kun on selvää, että järjestäjällä ei ole mitään kokousten järjestämistä. He haluavat vain puhua jostain, unohtamatta tosiasiaa, että tämä on arvokkaan ajan tuhlaa. Ilman vankkaa suunnitelmaa siitä, mistä kokouksessa keskustellaan ja kuinka kauan kokous pidetään, keskustellaan tarpeettomista kysymyksistä ( ja toinen kokous suunnitellaan jopa jäljelle jääville ), eikä mitään positiivista saavuteta.
4. Viimeisessä kokouksessa keskusteltuja kysymyksiä tarkastellaan uudelleen
Tämä on yksi yleisimmistä syistä, miksi yrityskokoukset vievät enemmän aikaa kuin normaali. Edellisessä kokouksessa esille tuodut tai käsitellyt asiat olisi pitänyt levittää ja lukea etukäteen. Tämä tekee yhdestä liiketoimintatapaamisesta sopivan jatko-osan edelliselle - ei aikaa vievälle toistamiselle edelliselle. Joten, potkaise aina ” viimeisen kokouksen pöytäkirjan lukeminen ” -hölynpöly kokouksen esityslistalta.
5. Liiketapaamiset jakautuvat joskus alakokouksiin
Toisinaan yrityskokous herättää muita uusia keskusteluja. Vaikka tällaisten uusien ideoiden tai kysymysten esiintuominen kokouksen aikana on aivan normaalia, niiden antaminen muuttaa kokouksen suuntaa on yleinen virhe, joka johtaa pidempään kokousaikaan ja tuloksettomiin kokouksiin. Ja jokaisesta kokouksesta, joka ei tuota hyviä tuloksia, tulee paljon enemmän, kunnes hyväksyttävä tavoite saavutetaan.
6. Ihmiset seurustelevat liikekokouksissa
Liiketapaamiset tappavat tuottavuuden, koska ne vievät normaalia pidempää aikaa. Ja yksi syy siihen, että he vievät pidempään aikaa, on tarpeeton seurustelu osallistujien keskuudessa. Ihmiset kysyvät kollegoiltaan, mitä he tekivät viikonloppuna, jolloin sellaisia kysymyksiä voitiin kysyä lounaalla.
7. Jotkut kokousten kohdat toistetaan typerästä syystä
Toinen syy siihen, miksi useimmat liikekokoukset vievät liian paljon aikaa, on keskustelun tarpeetonta toistamista, jotta joku, joka käveli kokouksen aikana tai oli poissa viimeisestä kokouksesta, ymmärtäisi, mihin kokous on mennyt. Tämä on hieno tapa jättää huomiotta muiden ihmisten ajan merkitys. Riippumatta siitä, kuinka tärkeä henkilö on yritykselle, tulisi olla vaihtoehtoinen tapa kertoa heille, mitä he menettivät kokouksessa.
8. Suurin osa kokouksista on aivoriihi-istuntoja
Jos yrityksen on saavutettava tietty tavoite ja tarvitaan työntekijöiltä ja johtajilta ideoita tavoitteen saavuttamiseksi, yrityskokous voidaan kutsua siihen. Useimpien yritysjärjestäjien mielestä on kuitenkin väärin käyttää kokousta keinona keksiä uusia ideoita. Tämä vie aina aikaa, varsinkin kun useimpien työntekijöiden on aivoriihi ideoita varten paikan päällä - johon he eivät ole valmiita. Ihannetapauksessa esityslista olisi pitänyt ilmoittaa osallistujille, joten jokaisella on omat ideansa.
9. Teknologia pidentää useimpia kokouksia
Useimpia liikekokouksia pidentää kohtuuttomasti tarve korjata projektori, tarve etsiä tietoja verkosta tai järjestäjän tarve vastaanottaa puhelu. Kaikki nämä asiat lisäävät kokoukseen käytetyn ajan.
10. Suurin osa liikekokouksista pidetään tiedottamista varten: Liiketapaamiset olisi pidettävä päätöksentekoa varten. Tarpeettomien tietojen lukeminen PowerPoint-esityksestä tai yrityksen historian kertominen vie vain aikaa.